Csoportos visszatérés az irodába

Közel egy év telt el azóta, hogy 2020. március 11-én a WHO világjárványnak minősítette a Covid-19-et, és világszerte megkezdődött a dolgozók home office-ba költöztetése. Küzdelmes időszakon vagyunk túl, de már látszik a fény az alagút végén, és a munkaadóknak lassan el kell gondolkodniuk azon, hogy a virtuális irodákból miként tudnák biztonságosan visszaköltöztetni alkalmazottaikat a fizikailag is közös irodai térbe. Figyelembe véve a betegséggel kapcsolatos félelmeket és a különböző egészségügyi előírásokat, nyilvánvaló, hogy ez a nyitás technikai szempontból semmivel sem lesz egyszerűbb, mint a lezárás volt.

Egyes szervezetek már hónapokkal ezelőtt belevágtak ebbe a munkába. A Goldman Sachs londoni irodája például nyár közepén újranyitott, holott a brit kormány irányelvei igen határozottan a home office-t ajánlották a cégeknek. Más szervezetek óvatosabb álláspontra helyezkedtek, és átütemezték az irodai visszatelepülések tervezett időpontját.

A koronavírus-vakcinák megjelenése reálissá tette az idei újranyitásokat, de még fél-háromnegyed év is eltelik, mire a legtöbb dolgozó megkaphatja az oltást. Azokat a szabályokat azonban, amelyeket a cégek azért dolgoztak ki és léptettek életbe, hogy a munkahelyeket biztonságossá tegyék, ezután is mindenkinek be kell majd tartania.

Függetlenül attól, hogy megvárjuk-e a nyitással, amíg az összes dolgozó védettséget szerez, vagy korábban elkezdjük az óvatos visszaköltöztetést az irodába, már most ideje elkezdeni a tervezést. Ám fontos, hogy tisztában legyünk vele: ezek a munkahelyek már soha nem lesz olyanok, mint voltak, és az oda visszatérők is gyökeresen megváltoztak – újfajta tudást, tapasztalatot hoznak magukkal, és elvárásaik is különböznek a járvány előtti időszakétól.

Segít a technológia

A nyitás alapvető nehézségét az adja, hogy az új munkahelyeknek meg kell felelniük azoknak az igényeknek, amelyeket a szociális távolságtartási és egészségvédelmi szabályok támasztanak a közös terekkel szemben. A kihívások egy része viszonylag könnyen kezelhető: a kisméretű irodai szobák például nem alkalmasak több dolgozó egészséges elhelyezésére – be kell zárni vagy egybe kell nyitni őket. Más esetekben viszont nem elég a józan paraszti ész, technológiai segítségre is szükség lesz a probléma megoldásához.

A Salesforce elnöke, Bret Taylor a cég egyik rendezvényén úgy fogalmazott: a vezetőknek teljesen újfajta eszközökre van szükségük ahhoz, hogy gondoskodni tudjanak alkalmazottaik és üzletfeleik biztonságáról, egészségvédelméről. A szoftveróriás ennek jegyében fejlesztette ki a Work.com platformot, amely az irodába visszatérő alkalmazottak és vezetők életét segíti. A mobilappon keresztül a dolgozók bevihetik egészségügyi adataikat, és a vezetők az információk alapján el tudják dönteni, ki térhet vissza biztonságosan az irodába, és ki nem.

Beállíthatják a dolgozók azt is, mikor szeretnének az irodában tartózkodni, és az app olyan ütemezést készít, amely a sokfajta igény és elvárás összehangolásával optimalizálja az irodai tömegsűrűséget. A cég alá tartozó szervezetek ezen kívül egy olyan dashboardhoz is hozzáférhetnek, amely összegyűjti a különböző forrásból származó adatokat, és nyomon követi a helyi Covid-19 irányelveket, illetve a dolgozók egészségi állapotát.

Integrált megoldások

Nem a Salesforce az egyetlen nagy cég, amelyik az irodai visszaköltözés szolgálatába állítja technika tudását. A MEGA International elindította a HOPEX Trust appot, amely szintén az irodai visszatérést segít megszervezni, a PwC kifejlesztette a Check-In munkahelyi tervező és kapcsolatkövető appot, a GlobalReach Technology pedig elindította a Crowd Insightst, amely különböző eszközök és hordható kütyük adatait integrálva segíti a szociális távolságtartási szabályok betartásának ellenőrzését, és jelzést ad, ha valamilyen problémát észlel.

James McQuivey, a Forrester alelnöke szerint az ilyen típusú eszközök kulcsszerepet játszanak az újra megnyitott irodák biztonságos működtetésében, de természetesen csak akkor lehetnek hatásosak, ha alkalmazásuk új munkahelyi szabályokkal társul. Sok cég tervezi például az íróasztalok számának csökkentését és az ehhez kapcsolódó házirendek kidolgozását. Ha ugyanis nincsenek világos munkahelyi irányelvek, amelyek meghatározzák a közös terek és az íróasztalok megosztását, akkor a dolgozók a legnagyobb jóindulattal sem tudják betartani a távolságtartási szabályokat, mert egész egyszerűen találnak maguknak olyan üres asztalt, amelynél szerintük biztonsággal dolgozhatnának. McQuivey ugyanakkor arra is felhívja a figyelmet, hogy az újfajta viszonyok közötti eligazodást segítő eszközökre nem szabad ideiglenes megoldásként tekinteni: a szervezeteknek be kell építeniük őket vállalati kultúrájukba, és hosszú távon tervezniük velük.

Új szerepkörben a dolgok internete

Szintén sokat segíthetnek az irodák biztonságos újranyitásban az IoT-megoldások: e tekintetben érdemes kölcsönvenni azoknak a felhasználói helyeknek a tapasztalatait, amelyek élen járnak a fejlett technológiák alkalmazásában. Sok gyárban például már ma is használnak okoskamerákat tárcsák, kijelzők figyelésére: ha az eszköz rendellenességet észlel, jelzést küld a munkásnak, aki odajön, és intézkedik.

Ilyen kamerákkal az irodai távolságtartás szabályainak betartását is ellenőrizhetjük. Az eszközöket be lehet tanítani arra, hogy megértsék, mit jelent a dolgozók közötti távolság, és hol húzódik az a határ, amelynek átlépése veszélyes lehet. Ha ezek után a kamera ilyen határsértést érzékel, szól, hogy két dolgozó túl közel került egymáshoz. Még csak beazonosítania sem kell a dolgozókat, elég jeleznie, hogy a távolságtartási szabályokat megsértették.

Ellenőrizhetik az okoskamerák azt is, hogy az irodaházba belépő dolgozók vagy látogatók viselnek-e maszkot, és ha ennek hiányát érzékelik, nem nyitják ki az ajtót. Ebben a megoldásban az a legszebb, hogy nem igényli az okoseszközök különösebb átalakítását: ugyanaz a kamera, amely néhány hónappal ezelőtt még egy gép tárcsáját figyelte, új munkahelyén a maszkviselést tudja ellenőrizni. Elemzők mindennek alapján azt valószínűsítik, hogy az irodai újranyitások gyakorlati problémáival szembesülő cégek közül sokan fognak az IoT-eszközök felé fordulni, és az okoskamerák iránt különösen megnő a kereslet. A várható igényekre már most rámozdultak azok a startupok, amelyek korábban ipari használatra szánt gépi tanulási és döntéstámogató eszközöket fejlesztettek, és most hoteleknek, irodáknak, iskoláknak és más közösségi tereknek szánt megoldásokkal bővítik portfoliójukat.

Hibrid modell

Van még egy probléma, amivel a dolgozók visszaköltöztetését tervező cégeknek foglalkozniuk kell, ez pedig nem más, mint a visszatérési fóbia. Tavaly nyáron Nagy-Britanniában készült egy felmérés, amely szerint a távmunkások 44 százaléka az egészségügyi kockázatok miatt tart az irodai munkától, 31 százalék az ingázástól is fél. És ezek az aggodalmak sajnos nem csökkentek: egy brit dolgozók körében végzett novemberi vizsgálatban a megkérdezetteknek még mindig több mint egyharmada számolt be a visszatéréssel kapcsolatos félelmekről.

Ezek az ellenérzések később persze remélhetőleg csillapodni fognak, idővel pedig teljesen megszűnhetnek, de egy darabig még biztosan számolni kell velük. Nem érdemes tehát rögtön az elején radikális változtatásokban gondolkodni, pláne erőszakosan fellépni a dolgozókkal szemben: jobb, ha a cégek az óvatos nyitás politikáját választják, és fokozatosan teszik elérhetővé alkalmazottaik számára az új lehetőségeket.

Ahogy a dolgok most állnak, a közeljövő uralkodó megoldása a hibrid irodai modell lehet, amelyben keveredik az irodai és a távmunka, és nagyrészt az alkalmazottak személyes döntésén múlik, bejárnak-e, vagy inkább a home office-t választják. Ez a működési mód meglehetősen hasonlít majd arra, ahogyan 2020-ban dolgoztunk – csak annyi lesz a különbség, hogy a videómegbeszéléseken a kollégák egy része már nem az otthoni, hanem a munkahelyi íróasztalánál ül majd, maszkban, biztonságos távolságot tartva munkatársaitól.

Hosszabb távon pedig a munka bárhonnan kultúrája válhat az új szabvánnyá. Ez azt jelenti, hogy munkaidőnk legnagyobb részében távolból dolgozunk, de ha olyan erőforrásokra lesz szükségünk, amelyek csak a munkahelyünkön állnak rendelkezésükre, akkor fogjuk magunkat, és odautazunk értük.

Ez az új paradigma mind a vezetők, mind a dolgozók részéről teljes szemléletváltást igényel, hiszen gyökeresen újfajta körülmények között kell hozni (vagy túlszárnyalni) a korábbi produktivitást.

De ez már egy másik történet…

Cikkünk a Computerworld magazin 2021. február 10-ei lapszámában (LII. évfolyam 3. szám) jelent meg.